5 consejos sencillos para mantener bajos los costos de alquiler

United Rentals en el evento Utility Expo 2023, en Louisville, EE.UU. (Foto: IRN)

El segmento de alquiler estaba preparado para avanzar (las expectativas originales de ARA contemplaban un crecimiento del 7,6% para 2023 y del 3,1% para 2024), pero quizás no tan rápido. Las cifras ajustadas, previstas en noviembre pasado, mostraron aumentos significativos: se espera que en 2023 se produzca un aumento del 11,8% para el año y en 2024 se alcance un crecimiento del 7,1%.

Para Josh Nickell, vicepresidente del segmento de equipos de ARA, es una señal de que la industria se está alejando de una economía de propiedad.

“Creo que muchos contratistas se están dando cuenta de que no es necesario poseer todo, y Estados Unidos siempre ha sido una economía de propiedad”, dijo Nickell, señalando que las generaciones más jóvenes que ingresan al lugar de trabajo están más familiarizadas y cómodas compartiendo responsabilidades. La popularidad de las aplicaciones de viajes compartidos o de alquiler de viviendas es una señal de que “más contratistas se sienten más cómodos con el alquiler. Crecieron con esta idea”.

Jason Pérez, director ejecutivo de Yardz, una empresa de tecnología de alquiler para la construcción, señaló, sin embargo, que el crecimiento del sector puede conllevar mayores costos para los contratistas.

“El primer paso para abordar este problema es comprender los factores que contribuyen al aumento de los costos de alquiler”, dijo, señalando que “las fluctuaciones económicas, el aumento de la demanda de servicios de construcción, la escasez de suministro de equipos y los mayores costos de mantenimiento de los equipos”. se encuentran entre los factores clave.

“Estos factores se combinan para crear un mercado en el que los precios de los alquileres aumentan constantemente, lo que impone cargas financieras adicionales a los contratistas”, añadió.

Dado que la proporción entre viviendas alquiladas y propias está aumentando a nivel nacional, Pérez sugirió que los costos de alquiler no disminuirán en el corto plazo.

Dijo que los contratistas estadounidenses siguen estos cinco consejos para adelantarse a los crecientes costos:

1) Negociar tarifas iniciales

Pérez dijo que el primer paso que pueden dar los contratistas para gestionar los costos de alquiler es negociar las tarifas.

“Al igual que negociar la compra de un automóvil, es imperativo comprender el precio del mercado y aprovechar los precios competitivos”, dijo Pérez, y agregó que el precio indicado no siempre es lo que parece. “Los contratistas deben ser conscientes de que las empresas de alquiler tienen flexibilidad de precios y pueden ofrecer importantes descuentos sobre las tarifas indicadas”.

Sugirió entender tanto las tarifas de las empresas nacionales como las regionales y aprovechar los costos como parte de las negociaciones.

“Negociar tarifas nacionales puede resultar beneficioso en algunos casos dependiendo de sus principales áreas de negocio”, dijo Pérez. “Las tarifas regionales pueden ser más competitivas cuando se hacen negocios en mercados de menor costo”.

Pérez señaló que los constructores también necesitan saber qué está haciendo su competencia. No todas las máquinas en una temporada determinada se pueden negociar.

“Hay que tener en cuenta: la negociación de tarifas específicas para proyectos puede entrar en juego cuando tipos muy específicos de equipos tendrán una gran demanda durante períodos prolongados”, dijo.

Nickell añadió que conocer las condiciones macro y microeconómicas puede ser de gran ayuda a la hora de buscar alquileres asequibles.

Si bien las tasas de interés más altas y la incertidumbre general sobre la economía pueden mantener las tasas infladas, encontrar un distribuidor confiable puede ser la opción mucho más segura en comparación con ser propietario en tiempos de incertidumbre, según Nickell.

Josh Nickell, VP del segmento de equipos de la American Rental Association.

“Cuando se mira la economía en general, no es necesariamente mala ni necesariamente buena”, dijo. “Existe cierta incertidumbre al respecto, y ciertamente el financiamiento es costoso en este momento, por lo que poder descargar algunas de esas complejidades a una empresa que es realmente buena en la gestión de flotas, realmente buena en la gestión del ciclo de vida de los equipos; [le permite al contratista] concentrarse en preparar los trabajos y ser el mejor en esos trabajos, en lugar de administrar qué equipo se necesita para este lugar de trabajo”.

2) Gestionar recibos de tarifas

“Después de asegurar las tarifas negociadas, asegúrese de que esas tarifas se apliquen de manera consistente y precisa”, dijo Pérez. “La gestión atenta de las facturas ayuda a los contratistas a verificar que se les están cobrando las tarifas acordadas”.

Si bien esta es una buena práctica general para cualquier negocio, el director ejecutivo de Yardz dijo que verificar las tarifas acordadas y cuestionar los cargos inesperados puede reducir las pérdidas financieras compuestas.

Este consejo podría ser más prudente para los contratistas que trabajan en varios sitios a la vez. Más trabajo puede llevar a menos atención a los detalles o a fallas en la comunicación.

“La falta de comunicación y los errores de facturación pueden generar cargos excesivos, por lo que es necesario revisar periódicamente las facturas con las tarifas contratadas”, dijo Pérez, señalando que un software informático actualizado puede ser vital. “Tener un sistema o programa que automatice la comparación de tus tarifas negociadas con las realmente contratadas puede ahorrarte mucho tiempo y dinero cada mes”.

Nickell señaló haber ido un paso más allá y sugirió utilizar la gestión de la comunicación y la información como medio para fomentar una relación más estrecha con una empresa de alquiler.

“Creo que la mayor rentabilidad, especialmente para un pequeño contratista, es tener una relación sólida con una empresa de alquiler, planificar con anticipación y utilizarlos más como consultores, en lugar de simplemente como proveedores de equipos”, dijo. “Se supone que somos expertos en el equipo, así que en lugar de llamar y decir: ‘Necesito un elevador de tijera de 19 pies’ y pedir lo mismo que siempre pides, llama y explica el trabajo, y es posible que de hecho tener equipo que sea más eficiente o efectivo para el tipo de proyecto en el que se encuentra”.

3) Ganar visibilidad y control sobre los activos

La tecnología moderna y la recopilación de datos son clave aquí, como señaló Pérez, la facilidad para comprender la productividad de una máquina ha mejorado enormemente.

“El 25% del equipo alquilado puede no ser controlado, lo que genera ineficiencias y costos innecesarios. Los contratistas deben implementar sistemas que permitan el seguimiento y monitoreo de todos los equipos, asegurando una utilización óptima y evitando alquileres redundantes”, dijo.

Muchas empresas de alquiler también han incorporado esta característica a su espíritu. Ya sea rastreando la utilización de las máquinas o usando datos para administrar las horas de trabajo y la ubicación de una flota, encontrar un grupo de alquiler con herramientas avanzadas puede ayudar a compensar la necesidad interna de ellas.

“No creo que el costo del alquiler haya seguido el costo del equipo, porque las empresas de alquiler trabajan de manera realmente eficiente a escala”, dijo Nickell, y agregó que las máquinas, utilizando herramientas modernas, se pueden dividir entre varios contratistas en un día determinado. sin dolores de cabeza logísticos.

“Puede obtener una utilización realmente alta de su equipo”, continuó. “En realidad, estás distribuyendo ese costo entre más personas. En los últimos dos años, hemos visto una utilización récord de equipos en la industria, lo que nos ha permitido distribuir esos costos un poco más”.

4) Entrega de documentos, condiciones de cancelación y alertas automáticas

La hipervigilancia del estado de la unidad de alquiler antes, durante y después de su uso, y la documentación de dicho estado, también pueden ahorrar dinero a los contratistas.

Pérez se refirió a las “historias de terror” de la industria en las que un contratista recibe una factura elevada por reparaciones o daños a una unidad de alquiler. En algunos casos, es posible que las cuadrillas de los contratistas no hayan tenido la culpa.

“Por eso es primordial documentar tanto la condición de entrega como la condición de liberación del equipo de alquiler”, dijo. “Los formularios de inspección electrónicos con preguntas detalladas y, lo más importante, documentación fotográfica pueden marcar una diferencia significativa. “

La automatización de las alertas de comunicación, que rastrean las fechas de finalización de los equipos, también puede evitar costosos recargos.

“Un sistema que brinde visibilidad a nivel del equipo del proyecto, junto con la implementación de sistemas de alerta automatizados para las fechas de finalización del alquiler, puede evitar estos descuidos, garantizando un retorno oportuno y que no se dejen equipos olvidados en el campo”, dijo Pérez.

Nickell señaló que estos servicios también se están volviendo comunes en el ámbito del alquiler.

“Se está viendo que muchas más empresas de alquiler invierten en la digitalización de su flota desde el punto de vista de las especificaciones, desde el punto de vista del proyecto del usuario, desde el punto de vista de la reserva, el pago de facturas y el seguimiento de cuál es su flota y su pedido actuales”, afirmó. “Creo que todas esas cosas y tener accesibilidad en línea es algo que los contratistas piden cada vez más ahora y que las empresas de alquiler pueden ofrecer”.

5) Alquileres a largo plazo, al por mayor y por paquetes

Cuando sea posible, se recomienda a los contratistas que obtengan tarifas más bajas mediante alquileres a largo plazo o amontonando o empaquetando equipos.

“Considere negociar acuerdos de alquiler a largo plazo en lugar de a corto plazo”, aconsejó Pérez. “Los alquileres a largo plazo suelen tener tarifas mensuales más bajas, lo que proporciona ahorros sustanciales con el tiempo, especialmente para el equipo que se necesita y utiliza con regularidad”.

Si se necesitan varios equipos, dijo Pérez, las empresas de alquiler suelen ofrecer descuentos para pedidos grandes o en paquetes.

Particularmente para trabajos modernos que podrían requerir estándares de emisiones o sostenibilidad, el pedido al por mayor de una flota eléctrica, por ejemplo, podría ahorrarles a los contratistas mucho dinero.

“Muchos contratistas no están en esos sitios de trabajo todos los días”, señaló Nickell, quien agregó que muchos todavía se muestran escépticos sobre la confiabilidad de las máquinas de electrificación o si se adaptan a sus necesidades. “Si estás en un trabajo con requisitos de sustentabilidad o CO2, tienes el equipo que necesitas para ese trabajo, pero no tienes que invertir en eso todavía. Es un riesgo muy costoso de asumir, y es realmente agradable cuando puedes, a falta de un término mejor, pagárselo a la empresa de alquiler, porque las empresas de alquiler están diseñadas y construidas para manejar ese riesgo”.

La tecnología de datos puede ayudar al mercado de la construcción en alquiler

En general, aunque el mercado de alquiler puede estar encareciendo para los contratistas, existen muchas herramientas para gestionar y potencialmente reducir los gastos.

Una estrategia clave es la adopción de nuevas tecnologías de datos.

Si bien la ejecución de prácticas comerciales convencionales (negociación, gestión interna, búsqueda de distribuidores confiables) sigue siendo importante, Pérez concluyó que la adaptación a la industria en proceso de modernización es más fácil con las nuevas tecnologías.

“Existen plataformas de software de terceros que simplifican estos procesos al permitir a los contratistas solicitar, validar y gestionar tarifas; automatizar la visibilidad del alquiler a nivel de proyecto para equipos; inspeccionar y documentar las condiciones del equipo; y enviar alertas de alquiler para el fin del alquiler y comunicar liberaciones (cancelas) en un solo clic”, dijo Pérez. “Esta tecnología permite a los contratistas tomar decisiones informadas rápidamente, reduciendo las cargas administrativas y centrándose en optimizar los costos de alquiler”.

“A medida que la industria evoluciona, adoptar estas estrategias y herramientas será crucial para que los contratistas sigan siendo competitivos y rentables en un panorama económico desafiante”, dijo.

Y Nickell está ansioso por ver cómo máquinas más avanzadas pueden llegar a manos incluso de las empresas contratistas más pequeñas. Él imagina un futuro en el que las agencias de alquiler y los contratistas trabajarán de forma remota y colaborativa.

“Si tuvieras algunas funciones de asistencia al conductor en los equipos, la capacidad de operarlas de forma remota, y si alguien pudiera ir de un lugar de trabajo a otro de forma remota, entonces la cantidad de eficiencia que verías allí sería simplemente infinita”, sugirió.