Industria de alquiler sin papeles

BigChange aboga por asegurar la participación de los directores de la empresa y la alta gerencia, pero también la de los conductores, técnicos de servicio y otras personas que trabajan en el sitio. (Foto: Big Change.)

Las operaciones sin papel están transformando el alquiler; pero dejar de usar papel también es un proceso que requiere una planificación diligente y nervios de acero. “Dejar de usar papel y modernizar la TI no impulsará la transformación digital por sí solo. Por el contrario, las verdaderas transformaciones digitales abarcan la reevaluación de los procesos comerciales actuales y su arquitectura desde cero para efectuar un cambio radical”. Así lo explica Jonathan Cardella, fundador de la consultora estadounidense de software Ventive. Su artículo de Forbes publicado el 2 de mayo, “Cómo rediseñar cuatro componentes comerciales con la transformación digital”, indica hasta dónde han llegado las operaciones sin papel desde su aparición temprana en el movimiento ambiental.

El caso de la tecnología sin papel

Más allá de ese ímpetu de sostenibilidad, el caso comercial para la tecnología sin papel es claro, según Martin Bestwick, director de ventas del proveedor de software de alquiler con sede en el Reino Unido InspHire.

“Eliminar el uso de papel mejora el flujo de efectivo al reducir el tiempo que se tarda en resolver disputas sobre daños y pérdidas y mejora la utilización de los activos, lo que aumenta el tiempo de actividad y reduce el tiempo de respuesta necesario para realizar comprobaciones entre trabajos”, señala el ejecutivo a Internatinal Rental News (IRN). “Las operaciones sin papel liberan la disponibilidad de equipos al proporcionar un proceso rápido y eficiente para realizar inspecciones de alquiler”.

Wayne Harris, director ejecutivo de Point of Rental Software en los EE. UU., le dice a IRN que la eliminación del papel crea una “fuente única de datos” que se puede buscar y es visible. “Puede ver lo que va a entregar mañana, cuándo debería estar allí su conductor, por cuánto tiempo lo tendrán. Puede saber qué partes está esperando cuando está arreglando un artículo. Los clientes pueden incluso ver una gran cantidad de sus propios datos a través de los portales de clientes, por lo que no tienen que llamar a su equipo e interrumpir otros procesos”.

Y John Glen, director de operaciones de Spartan Solutions, es sucinto. “El papel es el enemigo de una operación de alquiler eficiente”. Los productos de Spartan, con sede en el Reino Unido, incluyen Phalanx, una tienda de aplicaciones para operaciones que conecta objetos físicos a una esfera digital; y Prophes, análisis predictivo para el mantenimiento de activos; en resumen, el único propósito de Spartan es ayudar a las empresas a dejar de usar papel.

“El ciclo de vida de un equipo de alquiler generalmente tiene, en promedio, 10 transacciones que involucran papel”, dice Glen, “cada transacción en papel es una oportunidad para que aparezcan errores. Un error humano tan simple como transponer dos dígitos del número de serie de un equipo puede resultar en el equipo incorrecto se marca como en alquiler. También es imposible hacer cumplir el cumplimiento en formularios escritos a mano, lo que significa que se pierde información esencial, como lecturas de combustible y horas”.

Retos del cambio

Implementar operaciones sin papel puede ser un desafío. “El cambio puede ser doloroso, especialmente para aquellos valiosos empleados a largo plazo que han estado lidiando con papel desde siempre”, dice Ian Burgess, director de atención al cliente del proveedor de servicios de campo con sede en el Reino Unido BigChange.

Point of Rental: Abandonar el uso de papel crea una “fuente única de datos” que se puede buscar y es visible. (Foto: Point of Rental)

John Glen de Spartan recoge el punto sobre presentar dispositivos móviles y aplicaciones a una fuerza laboral que a menudo nunca ha estado conectada a sus sistemas de TI centrales y se resiste al cambio. “Está reemplazando los procesos manuales que han respaldado su operación desde el primer día. Está tratando de estandarizar la forma en que elige, entrega, devuelve y repara el equipo tanto como sea posible”.

Derribar el “muro de papel” debe comenzar con objetivos claros, dice Glen. “La única hoja de papel en un proyecto de alquiler sin papel debe tener los objetivos del proyecto escritos”, dice. “Este documento debe ser fotocopiado y exhibido en la pared frente a cada miembro del equipo del proyecto”.

Aconseja no menos de tres y no más de siete objetivos por proyecto y advierte contra las diferentes divisiones que implementan estrategias separadas sin papel, lo que conduce a la falta de un propósito común.

“Por ejemplo, el equipo de elevación selecciona un proveedor especializado en inspecciones de elevación. El equipo del taller elige a otro proveedor para tareas de mantenimiento y reparación más generales. A continuación, el equipo de logística elige un tercer proveedor para digitalizar las listas de selección y las notas de devolución. La estrategia digital general se siente fuera de control. Pronto llega el punto en que el esfuerzo por consolidar e integrar estas soluciones especializadas es muy costoso y perturbador para los usuarios”.

Ian Burgess de BigChange agrega; “El compromiso con todos, de arriba a abajo, es vital: asegurar la participación de los directores y la alta gerencia de la empresa es clave, pero también la de los conductores, los técnicos de servicio y otras personas que trabajan en el sitio”.

La implementación se puede realizar por etapas por región o división, y a menudo esto es necesario, pero los beneficios comerciales serán mayores con un enfoque centralizado, le dice a IRN.

Dada la transformación a gran escala de dejar de usar papel, un escollo importante es subestimar el alcance del proyecto, particularmente el potencial de cambios no planificados en la totalidad del negocio, dice Martin Bestwick de InspHire.

“Hemos trabajado en muchos proyectos de transformación digital y cada uno desafía a la organización de alquiler a repensar por completo cómo quieren hacer negocios. Hace que evalúe procesos que han estado en vigor durante mucho tiempo”.

“Con cualquier proyecto que genere un cambio sustancial, debe haber un acuerdo claro, Declaración de trabajo, creada y acordada por todas las partes interesadas que describa claramente cuáles son los objetivos del proyecto, cómo se ve el éxito y las medidas que se van a utilizar para mide el éxito”.

Pruebas y benchmarking

John Glen de Spartan Solutions dice que una breve prueba puede ayudar a “manejar los miedos” y facilita el primer paso hacia las operaciones digitales. Un ensayo eficaz sigue cinco principios:

1. Elige un objetivo. Concéntrese en uno o dos objetivos comerciales clave acordados por el equipo de liderazgo de alquiler.
2. Ve rapido. Suponiendo que seleccione el socio de operaciones digitales adecuado, debería aspirar a ofrecer una prueba sin papel en seis semanas o menos.
3. Bajo costo. Su socio tecnológico debe trabajar con usted para mantener los costos de configuración y ejecución de una prueba lo más bajos posible.
4. Reclutar usuarios finales. Elija un par de “superusuarios” del equipo de operaciones que disfrutarán la oportunidad de cambiar y ser respetados por sus compañeros. Los usuarios deben tomar posesión de la configuración del flujo de trabajo y participar en las revisiones de “mostrar y contar” de la experiencia del usuario final. Desempeñarán un papel en la capacitación y el apoyo a sus colegas durante todo el ensayo.
5. Medir y compartir. Medir el impacto del juicio sin papel frente a los objetivos elegidos. Presentar los resultados al equipo de liderazgo y sugerir posibles pasos a seguir.

La evaluación comparativa del rendimiento actual es una forma útil de medir el éxito, dice Glen, citando el tiempo de respuesta como ejemplo.

Ramirent Alnabru - el centro de cambio verde en Oslo, Noruega. (Foto: Ramirent)

“Tome una muestra de un número razonable de ciclos de ‘retornos del equipo a disponibilidad’ y mida el tiempo promedio. Siempre que sea posible, utilice los datos existentes que estén fácilmente disponibles en el sistema de gestión de alquileres; luego asegúrese de que su nuevo sistema de operaciones digitales genere automáticamente datos para respaldar la medición de la meta. Para el tiempo de respuesta, esta sería la fecha y la hora en que se recibió el equipo en el depósito, hasta la fecha y la hora en que se actualizó el sistema de gestión de alquileres con la información de que el equipo ya está disponible.

“Finalmente, reúna ambos conjuntos de datos en un informe fácil de entender que demuestre el rendimiento actual de las soluciones sin papel”.

El equipo de Ramirent Noruega adoptó este enfoque al implementar la solución Phalanx de Spartan, con resultados positivos:

• El tiempo de respuesta del equipo se redujo en un 50 %
• Disminución del 40% en notas de crédito relacionadas con fechas de devolución incorrectas
• 45% de aumento en los servicios facturables
• 32% de reducción en el registro del tiempo de servicio

Dejar ir el papel

Dadas las trampas que conlleva, no sorprende que las empresas a menudo se sientan tentadas a mantener copias de seguridad en papel, pero Martin Bestwick de InspHire dice que son contraproducentes. “Reducirá drásticamente su ROI anual de cualquier proyecto de transformación digital si hace esto. Suponiendo que tiene una infraestructura de TI administrada profesionalmente, como servicios de alojamiento en la nube, hay poca o ninguna forma de perder esos datos; se replicará completamente y se realizará una copia de seguridad en caso de que ocurra un evento de piratería o un error de hardware”.

Las empresas deberían “intentar y evitar una implementación a medias reteniendo algo de papel”, dice Ian Burgess de BigChange. “Lo mejor es hacer un cambio completo. Esto no tiene que ser en toda la empresa; muchas empresas se lanzan por división o por depósito”.

Wayne Harris de Point of Rental aconseja. “Determine una política de retención de datos y calcule sus costos de almacenamiento, exija reimpresiones sencillas para cuando el papel sea realmente necesario y determine de antemano qué sistemas se quedarán sin papel. La forma más fácil de implementar esto es elegir un área para dejar de usar papel, convertirla y luego pasar a la siguiente área”.