Plataforma de gestión de proyectos: ¿Por qué es útil para maximizar y transparentar su presupuesto?

Luis Herrera, Head de Procore para Latinoamérica. (Foto: Procore)

En México, como en el resto del mundo, la inflación ha encarecido la compra de materiales de construcción, lo cual repercute en los costos finales de las obras. De acuerdo con la Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción (CMIC), al cierre del primer semestre de 2022, los precios de los insumos aumentaron un 16.8%, datos que respalda el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI).

Por ello es por lo que, recientemente, las plataformas digitales de gestión de proyectos se han posicionado, dentro del mercado nacional, como una herramienta eficaz y confiable al momento de administrar los recursos empleados en cualquier proyecto.

En Procore, la experiencia nos indica que la comunicación y colaboración adecuada son pilares clave dentro de una construcción; en caso de no contar con alguna, se ve reflejado en los resultados. Así es que los equipos involucrados en los proyectos pierden más de un tercio de su tiempo lidiando con las consecuencias de una mala comunicación, e investigando respuestas a preguntas que realmente deberían ser fáciles de responder.

Lo anterior es una situación común al tratar los flujos de trabajo financiero, ya que, en su mayoría, involucran a casi todas las partes interesadas en llevar las obras “a buen puerto”. Adicionalmente, la salud presupuestaria de un proyecto es un reflejo de todos los aspectos clave de la obra.

Es aquí que, cuando los equipos de campo y de oficina no tienen acceso a este tipo de información, o muestran errores u omisiones, se corre el riesgo de no poder trabajar en conjunto para hacer algo al respecto. Por ello, los tomadores de decisión necesitan permitir a sus equipos gestionar las finanzas del proyecto en estrecha colaboración.

Inteligencia financiera para sus equipos

Es así como, al implantar un sistema integrado de gestión de proyectos y contabilidad, donde todos los participantes puedan contar con la información que requieren de manera oportuna, disminuye de forma considerable los retrasos que se pudiesen presentar.

Invertir en una tecnología que conecte a la perfección los datos de las operaciones y los datos financieros permite que, tanto los equipos de proyectos como los de contabilidad, confíen en sus respectivos sistemas de registro; sin embargo, la integración de ambos eleva la veracidad de los datos mediante un intercambio de información en tiempo real.

Algunos de los beneficios de contar con un software de gestión de construcción que integren los sistemas operativos con los financieros son:

1. Confianza en los datos

La información de un sistema se sincroniza con el otro, eliminando la entrada duplicada y aumentando la confianza en que los datos están libres de errores al eliminar la doble entrada.

2. Fuentes de información sincronizadas

Los datos actualizados del proyecto y de la contabilidad son accesibles en tiempo real, proporcionando fuentes de verdad únicas y sincronizadas para ambos equipos.

3. Mejora de la colaboración y la participación

Los equipos están unidos por un conjunto coherente de datos y la libertad de encontrar independientemente la información que necesitan para hacer su trabajo.

4. Gestión de costos en tiempo real

Los administradores de proyectos pueden recuperar los datos de costos y rentabilidad del proyecto en tiempo real, lo que proporciona al equipo la visibilidad necesaria para identificar posibles problemas y encontrar soluciones inteligentes que se apeguen al presupuesto.

Los beneficios de contar con plataformas digitales que unifiquen procesos se han visto reflejadas en el más reciente estudio de Retorno de Inversión 2022, donde se destaca que, con el apoyo de nuestras aplicaciones, los clientes encuestados han registrado aumentos del 48% en la capacidad de volumen de construcción por persona. Por otro lado, el 73% afirman que Procore mejora su habilidad de seguimiento y administración de los costos del proyecto.